Le module permet d'envoyer les convocations directement par email aux élèves ou à leurs responsables légaux, depuis l'onglet Email.
Avant le premier envoi, vérifiez la configuration SMTP de votre établissement dans les paramètres :
- Serveur SMTP : adresse du serveur de messagerie de l'établissement.
- Port : généralement 587 (TLS) ou 465 (SSL).
- Identifiants : adresse email et mot de passe d'envoi.
- Adresse expéditeur : l'adresse qui apparaîtra comme expéditeur (ex : [email protected]).
L'envoi est réalisé via PHPMailer depuis l'adresse [email protected] ou l'adresse SMTP configurée pour l'établissement.
Les options d'envoi incluent :
- Envoi individuel : à un seul élève sélectionné.
- Envoi par classe : à tous les élèves d'une classe donnée.
- Envoi groupé : à l'ensemble des élèves en une seule opération (envoi séquentiel pour éviter le blocage SMTP).
Un suivi des envois est disponible : chaque email envoyé est enregistré dans la table email_log avec la date, le destinataire et le statut (envoyé, erreur). Vous pouvez consulter ce journal pour identifier les envois échoués et les relancer.
La convocation est jointe au format PDF en pièce jointe. Le corps de l'email contient un message d'accompagnement personnalisable.
Important : testez l'envoi avec une adresse de test avant de lancer l'envoi groupé. Utilisez le bouton « Tester SMTP » dans les paramètres pour vérifier la connexion au serveur de messagerie.