AED absent : organiser le remplacement sans tableur

7 h 40, un message : un assistant d’éducation ne viendra pas aujourd’hui. Dans vingt minutes, le portail ouvre et la permanence de 8 heures attend son surveillant. Pour le CPE, la question n’est pas seulement « qui remplace ? » mais aussi « sur quels créneaux, avec quelles conséquences sur les heures de chacun, et comment en garder la trace ? ». Voici une méthode en six étapes, puis la façon dont le module AED d’illico-edu l’outille, tel qu’il fonctionne aujourd’hui.

1. Recevoir la demande et en garder la trace

Deux situations coexistent : l’absence prévisible (examen, rendez-vous, formation) et l’absence imprévue (maladie, empêchement du matin). Dans les deux cas, la première règle est la même : une demande écrite, datée, avec son justificatif quand il en faut un. Un message ou un appel au bureau de la vie scolaire suffit pour réagir, mais pas pour suivre les heures en fin d’année.

Dans illico-edu, l’AED dépose sa demande depuis son espace ou depuis l’application sur téléphone ; depuis l’ordinateur, il peut joindre un justificatif (PDF ou image, 5 Mo au maximum). Les demandes portent sur des journées entières ; pour une absence de quelques créneaux, le CPE pointe l’absence créneau par créneau. Côté CPE, un compteur signale les demandes en attente sur l’onglet des congés.

2. Valider et qualifier l’absence

Valider ne suffit pas : il faut décider comment l’absence compte dans le temps de travail de l’agent. C’est ce choix qui évite les contestations en fin d’année. illico-edu propose trois types au moment de l’approbation :

• Absence de droit : maladie, deuil, formation obligatoire, convocation officielle. Elle n’est pas décomptée des heures.
• Rattrapage prévu : l’AED s’engage à rattraper les heures. Elles ne sont pas décomptées, mais le reste à rattraper est suivi.
• À déduire : l’absence est autorisée, mais imputée sur les heures dues.

La décision est notifiée à l’AED dans l’application (cloche et notification push sur le téléphone, si l’application est installée). La fenêtre permet aussi d’inscrire un remplaçant sur la demande, pour la traçabilité. Ce choix ne modifie pas le planning : la bascule des créneaux se fait à l’étape 5.

3. Identifier les postes à couvrir et décider des priorités

Tous les postes n’ont pas le même poids. Le portail, la cour, la permanence et le service de restauration engagent la sécurité des élèves ; le bureau de la vie scolaire ou une aide aux devoirs peuvent parfois être allégés pour une journée. Écrivez cette hiérarchie une fois pour toutes, à la rentrée, avec la direction : le matin même, il n’y a plus le temps d’en débattre.

La vue par poste d’illico-edu répond à la question « qui couvre l’accueil cette semaine ? » : elle affiche, poste par poste, les agents prévus sur chaque créneau. Elle aide à repérer ce que l’absence découvre.

4. Trouver qui est libre

C’est l’étape qui consomme le plus de temps quand le planning vit dans un tableur : il faut parcourir les colonnes de chaque agent pour savoir qui n’a rien sur le créneau visé. L’onglet Remplacements d’illico-edu fait ce tri. Le CPE choisit l’agent absent et la semaine, sélectionne à la souris la plage de créneaux à couvrir, et obtient une liste d’agents a priori libres, avec leur quotité, le nombre de créneaux qu’ils ont déjà ce jour-là et leurs contraintes éventuelles. Cette liste se fonde sur le planning de la semaine choisie quand l’établissement en a saisi un, sinon sur la trame : un agent qui suit la trame peut y figurer alors qu’il est occupé. Vérifiez son planning avant de le retenir.

Le choix reste humain : l’outil ne propose pas de remplaçant automatiquement. C’est au CPE de vérifier que le candidat n’est pas lui-même absent ce jour-là et que la journée ainsi chargée reste dans les garanties minimales de l’article 3 du décret n° 2000-815 : 10 heures de travail par jour au maximum, une amplitude de 12 heures, 48 heures sur la semaine.

5. Basculer les créneaux et prévenir le remplaçant

Une fois le remplaçant choisi, illico-edu inscrit les créneaux sélectionnés à son planning. Sur la trame annuelle, les créneaux passent de l’agent absent au remplaçant, pour toutes les semaines qui suivent la trame. La bascule est fiable sur la trame ; sur une semaine précise, vérifiez ensuite le planning de l’absent et du remplaçant. Choisissez donc la bonne semaine avant de valider. L’opération est inscrite au journal d’activité.

La bascule n’envoie pas de message au remplaçant : prévenez-le directement, de vive voix ou par téléphone. Son planning à jour est visible dans son espace et dans l’application, où chaque AED consulte aussi l’emploi du temps de l’équipe, par agent ou par poste. Pour la coordination entre CPE, la discussion CPE et les annonces évitent la multiplication des messages.

6. Faire le bilan

En fin de mois ou de trimestre, deux chiffres comptent : le reste à rattraper de chaque agent et la part des absences effectivement remplacées. Le bilan horaire d’illico-edu calcule, sur la période choisie, les heures planifiées moins les heures à déduire, ventile les absences par type et indique le rattrapage prévu, effectué et restant, avec un export Excel. L’onglet Synthèse présente les absences par mois et le taux de remplacement. Pour les bases du calcul annuel, voir notre calculateur du temps de travail d’un AED.

Les erreurs qui coûtent cher en fin d’année

• Valider sans qualifier : une absence approuvée « par défaut » finit en litige au moment du bilan. Décidez dès la validation si elle est de droit, à rattraper ou à déduire.
• Modifier la trame au lieu de la semaine : un remplacement ponctuel enregistré sur la trame se répète sur toutes les semaines suivantes. Vérifiez la semaine affichée avant de basculer les créneaux.
• Toujours solliciter les mêmes : les agents les plus disponibles absorbent la majorité des remplacements et accumulent des heures. Regardez la quotité et la charge du jour avant de choisir.
• Oublier le rattrapage : des heures « à rattraper » jamais planifiées deviennent impossibles à récupérer en juin. Programmez-les dès que possible et suivez le reste à rattraper chaque mois.
• Ne rien écrire : un remplacement arrangé dans le couloir n’existe pas dans le bilan. Ce qui n’est pas saisi ne peut pas être justifié.

Préparer le remplacement dès la rentrée

• Une réserve : un agent sans poste fixe sur certaines demi-journées absorbe la plupart des absences imprévues.
• Un protocole écrit : à qui l’AED signale son absence, avant quelle heure, avec quel justificatif.
• Des règles de qualification : quelles absences sont de droit, lesquelles se rattrapent, lesquelles se déduisent. Les afficher évite les discussions au cas par cas.
• Une trame stable : plus la trame hebdomadaire est claire, plus le remplacement se réduit à déplacer quelques créneaux.

Ces principes prolongent notre guide sur le planning AED et notre réflexion sur l’intérêt d’une plateforme tout-en-un. Le centre d’aide détaille la gestion des remplacements, les absences et congés et les agents en réserve.