Pronote et la vie scolaire du personnel : ce qui reste à outiller

Dans la plupart des lycées, la vie scolaire des élèves est outillée : appel, absences, retards, punitions, communication avec les familles. Celle du personnel l’est beaucoup moins. Le planning des assistants d’éducation, leurs congés, leurs heures sur l’année et la couverture des postes de surveillance vivent encore souvent dans un tableur partagé, voire sur un tableau au bureau du CPE. Cet article fait le point, sans opposer les outils : ce que couvrent Pronote et EDT d’après leur éditeur, ce qui reste à outiller, et comment le faire sans doubler les saisies.

Ce que couvre Pronote pour la vie scolaire

D’après la page « vie scolaire » de Pronote sur le site d’Index Éducation, consultée le 7 octobre 2026, les fonctionnalités présentées sont centrées sur l’élève : feuille d’appel, tableau de bord du CPE, suivi des absences et des retards, programmation des punitions, dossier scolaire, demi-pension et prévention du décrochage. Les nouveautés de Pronote 2026 prolongent cette logique, avec par exemple la saisie d’incidents depuis l’application mobile par les personnels.

C’est l’outil de référence pour suivre les élèves, et il n’y a aucune raison de le contourner : la vie scolaire y saisit les absences, les retards et les incidents, et les familles y ont leurs habitudes.

Et EDT, pour les personnels ?

Le logiciel EDT, du même éditeur, va plus loin sur le personnel. Sa liste de fonctionnalités (version 2023) mentionne les plannings des personnels, la saisie de leurs absences sur la grille, le choix d’un remplaçant parmi les personnels libres et les volumes horaires réalisés par les personnels. Les établissements qui l’utilisent pour les AED disposent donc déjà d’une partie des briques. Ces fonctions restent pensées autour de l’emploi du temps des cours, et chaque version évolue : vérifiez le détail avec l’éditeur pour votre propre installation.

Ce qui reste souvent hors des outils

Le travail des AED a des règles propres, que l’on ne retrouve pas dans un emploi du temps de classe :

• Un temps de travail annualisé : 1 607 heures au maximum pour un temps plein, réparties sur 39 à 45 semaines, au prorata de la quotité (décret n° 2003-484, article 2).
• Un crédit d’heures de formation, fonction de la quotité, dans la limite de 200 heures pour un temps plein (même décret, article 5), qui s’impute sur les horaires de travail.
• Des postes qui ne sont pas des cours : portail, cour, couloirs, restauration, internat, bureau de la vie scolaire. La question est « qui couvre ce poste à 12 h 30 ? », pas « quel cours a lieu en salle B12 ? ».
• Des demandes de congés à instruire, avec une décision qui dit comment l’absence compte : de droit, à rattraper ou à déduire.
• Des rattrapages à suivre sur plusieurs mois, et un bilan à présenter à l’agent comme à la direction.
• Une équipe sur le terrain, qui consulte son planning sur téléphone plutôt que sur un poste fixe.

Rien de tout cela n’apparaît dans la liste publiée des fonctionnalités de vie scolaire de Pronote : ce n’est pas sa vocation. Faute d’outil dédié, ces sujets se gèrent souvent dans un classeur partagé, avec ses limites connues : une version par personne, des formules fragiles, aucune trace de qui a modifié quoi, et un bilan annuel reconstitué à la main en juin.

Cinq questions pour faire le point dans votre établissement

1. Où se trouve aujourd’hui la trame hebdomadaire des AED, et qui peut la modifier ?
2. Comment un AED demande-t-il un congé, et où la décision est-elle consignée ?
3. En combien de temps le CPE sait-il qui est libre sur un créneau donné ?
4. Les heures à rattraper et à déduire sont-elles suivies au fil de l’année, ou recalculées en fin d’année ?
5. Un AED peut-il consulter son planning et celui de l’équipe depuis son téléphone ?

Si plusieurs réponses passent par « le fichier du CPE », c’est là qu’un outil dédié fera gagner le plus, sans rien changer à l’usage de Pronote pour les élèves.

Ce que chacun y gagne

• Le CPE sait en un coup d’œil qui couvre chaque poste, instruit les demandes de congés au même endroit et retrouve qui est libre quand une absence tombe, sans parcourir un classeur colonne par colonne.
• Les AED consultent leur planning et celui de l’équipe sur leur téléphone, déposent leurs demandes d’absence par écrit et savent comment chaque absence compte dans leurs heures.
• La direction dispose d’un bilan horaire par agent et d’une vue d’ensemble des absences et des remplacements, utiles pour le dialogue de gestion comme pour les entretiens professionnels.
• L’établissement garde une trace des décisions : qui a validé quelle absence, quand, avec quel type, et quels créneaux ont été déplacés.

Compléter sans doubler les saisies

Le bon principe est la séparation des rôles : Pronote pour les élèves, un outil spécialisé pour le personnel de vie scolaire. illico-edu ne se connecte pas à Pronote et ne lui prend aucune donnée : les agents s’importent depuis un gabarit Excel, et les plannings se construisent directement dans l’outil. Le module AED ne demande aucune donnée d’élève.

Concrètement, le module AED d’illico-edu propose :

• une trame hebdomadaire et des semaines spécifiques, avec une palette de postes en couleur, la copie de trame entre agents et le déploiement sur les semaines suivantes ;
• une vue par poste (« qui couvre l’accueil ? ») et une vue globale de l’équipe ;
• les demandes d’absence avec justificatif, validées par le CPE avec un type : de droit, rattrapage prévu ou à déduire ;
• l’onglet Remplacements, qui liste les agents a priori libres sur les créneaux à couvrir ; le CPE choisit et bascule les créneaux ;
• un bilan horaire (heures planifiées moins heures à déduire, rattrapages, export Excel), sur une base annuelle de 1 607 heures et 39 semaines par défaut, paramétrables ;
• une application mobile pour les AED : planning du jour et de la semaine, équipe, demande d’absence, pointage, avec une notification push quand un créneau change ou qu’une demande d’absence est traitée.

Pour la méthode, voir nos articles sur le planning AED, le remplacement d’un AED absent et le calcul du temps de travail, ainsi que notre réflexion sur la plateforme tout-en-un et sur la communication entre CPE et AED. Le centre d’aide du module AED détaille chaque écran.

PRONOTE et EDT sont des marques d’Index Éducation. illico-edu n’a aucun lien avec cet éditeur. Les fonctionnalités citées proviennent des pages publiques de l’éditeur consultées le 7 octobre 2026.